Entente de services

Conditions générales

Le locataire doit se soumettre à toutes les lois municipales, provinciales et fédérales en ce qui a trait aux taxes, aux permis, à la consommation d’alcool et à toutes autres lois qui pourraient se rapporter à l’utilisation des installations et de l’équipement, incluant les lois de droits d’auteur pour tout matériel utilisé lors de l’événement.
À la signature de ce présent formulaire, le locataire se doit de payer un dépôt non remboursable qui, à la discrétion de l’Université, pourrait correspondre à une portion ou à la totalité de la valeur de l’estimation (voir feuille de confirmation).
Le locataire assure l’état de propreté et de réparation au cours de l’événement et se doit de remettre l’endroit dans son état initial après la tenue de l’événement. Tous les meubles et équipements doivent être replacés tels qu’ils ont été trouvés, ou selon les directives de l’Université. Les comptoirs et éviers doivent être propres lors de la sortie du groupe, de même pour les déchets, lesquels doivent être placés dans un sac ou un récipient.
- Dans l’éventualité où un nettoyage d’entretien régulier n’est pas suffisant, le locataire devra dédommager l’Université pour les frais de nettoyage supplémentaires. Ce montant sera déterminé par l’Université.
Avant le début de l’événement, le locataire fera la vérification des lieux pour repérer tout dommage et, si nécessaire, le(s) signalera, par écrit ou verbalement, au coordonnateur des Services alimentaires et de conférences.
Le locataire sera responsable de tout dommage causé aux lieux ou à la propriété de l’Université par le biais d’un acte ou d’une omission par le locataire ou par le groupe nommé ou ses membres, officiers, employés, agents, entrepreneurs ou toute autre personne qui participe à l’événement et, dans le cas de tels dommages, paiera des frais de dommages à l’Université. Le montant sera déterminé par l’Université.
- Le locataire s’assurera que l’événement est adéquatement supervisé par des adultes lors de la période d’occupation des lieux. Le locataire prendra les mesures nécessaires pour interdire l’accès aux personnes non autorisées.
Si requis, le locataire devra lui-même s’occuper d’augmenter la sécurité si l’Université le juge nécessaire.
Au moment de quitter les lieux, le locataire laissera les installations et retirera tout meuble et équipement qu’il aurait apporté sur les lieux, à moins d’une entente contraire conclue préalablement avec son agent des Services alimentaires et de conférences.
L’Université ne sera pas tenue responsable de dommages ou de perte de biens apportés sur les lieux en lien avec l’événement du locataire, ou de tout groupe nommé ou leurs membres, officiers, employés, agents, entrepreneurs ou toute autre personne qui participe à l’événement.

Force majeure

Si l’Université Saint-Paul accuse du retard ou se voit empêchée d’exécuter tout acte ou service requis ci-après et que ce retard ou cet empêchement est dû à des perturbations causées par de la construction, des grèves, des conflits de travail, y compris des boycottages, des catastrophes naturelles, des restrictions gouvernementales, des ordonnances judiciaires, de feu ou d’autres accidents, d’émeutes ou toute autre cause qui n’est pas du ressort de l’Université, le locataire accepte d’acquitter l’Université de toute responsabilité financière ou autre.

Stationnement

L’Université Saint-Paul a une politique « payer et afficher » en vigueur 24 heures par jour, 7 jours par semaine. Les véhicules qui n’affichent pas un reçu de stationnement payé valide peuvent être l’objet d’une amende ou peuvent être remorqués aux frais du propriétaire du véhicule.

Équipement

Le locataire assume la pleine responsabilité de la bonne utilisation, de l’entretien et de la protection appropriée de l’équipement de l’Université. Le locataire sera tenu responsable de tout dommage résultant d’une utilisation autre que l’usure normale et devra assumer des frais de réparation ou de remplacement.

Sécurité

Le locataire est responsable de se familiariser avec les procédures d’évacuation propres à la salle qu’il occupe. Les sorties d’urgence sont indiquées à différents endroits à l’Université et un plan peut être obtenu sur demande. Dans un cas d’évacuation, le locataire a la responsabilité d’aider et de guider ses invités vers la sortie d’urgence la plus près. Le locataire se doit d’appliquer toutes les procédures indiquées par les membres du personnel d’urgence et, si requis, de communiquer lesdites procédures et l’information à ses participants.

Politique d’affichage

Des affiches directionnelles peuvent être installées le jour de l’événement seulement.
- Veuillez noter que seule l’utilisation de ruban à peinture est permise comme adhésif dans la salle.
- Aucune affiche n’est permise sur les fenêtres et / ou les murs du campus. Veuillez communiquer avec votre représentant(e) des Services alimentaires et de conférences pour obtenir plus de détails sur les emplacements où il est permis d’installer les affiches événementielles.
- Le locataire est responsable de retirer toute(s) affiche(s) en lien avec son événement lors de son départ.

Résiliation de contrat

L’Université Saint-Paul se réserve le droit de refuser d’accueillir ou d’annuler toute activité.

Services traiteur

Le locataire respectera la politique de l’Université selon laquelle tous les services de traiteur doivent être commandés par l’intermédiaire des Services alimentaires et de conférences. Aucune nourriture ou boisson de l’extérieur ne sont permises.

Détails de la commande | Confirmation finale
Lors de votre réservation, veuillez indiquer à votre coordinateur d’événement si vous avez besoin de service traiteur. Sept jours avant votre événement, une confirmation finale de votre menu et du nombre d’invités est nécessaire. Si vous fournissez des informations au-delà de ce délai obligatoire, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de répondre aux exigences de votre événement.

La cuisine se réserve le droit de ne pas accepter les commandes qui dépasse ce délai.
Les commandes soumises en dehors de ce délai seront acceptées à la discrétion de la cuisine.

Frais d’annulation
Les commandes annulées dans les 48 heures précédant la date de l’événement seront facturées en totalité. Les commandes annulées entre 2 et 7 jours avant la date de l’événement seront facturés à 50 % pour tous les articles.

Services et personnel
Tous votre nourritures sera déposés dans les espaces réservés à votre événement en fonction de votre commande confirmée. Du personnel peut être engagé pour superviser le succès de votre événement si votre événement nécessite une attention particulière. Tous les événements où de l’alcool est servi nécessitent la présence d’un personnel certifié Smart Serve. Un minimum de 4 heures par employé sera facturé. Les taux horaires varient.

Restrictions alimentaires
Les restrictions alimentaires doivent être communiquées au coordonnateur de l’événement au moment de la confirmation finale (7 jours avant). Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer si des aliments spécifiques doivent être sous-traités.

Commande minimum
Une commande minimale de 80 $ par service de traiteur est requise pendant nos heures d’ouverture, du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h. Toute commande de service de traiteur demandée en dehors de nos heures d’ouverture, y compris les soirs et les fins de semaine, fera l’objet d’une commande minimale de 150,00 $.

Politique en matière des restes de nourriture
Il n’est pas permis d’emballer des aliments chauds ou des aliments qui sont restés trop longtemps à sur une table durant votre événement. Si les clients souhaitent emballer des aliments, seuls les produits jugés sécuritaires par notre personnel de cuisine seront autorisés. Des frais seront facturés pour les contenants à emporter.

Frais de coordination

Un frais de coordination de 15% sera appliquée à tous les services rendus. Ces frais sont nécessaires pour couvrir les coûts associés à l’organisation et à la gestion des différents aspects des projets que nous entreprenons. De la HST sera ajoutée à ces frais.

bureau des événements et réservations