Service d’archives

Consultation, mention de la source et reproduction

a. Consulter les documents d’archives

L’autorisation d’examiner les documents conservés dans les archives est accordée sur rendez-vous à des chercheurs, et ce, à des fins précises. Un formulaire doit être signé par ceux-ci lors de la visite, reconnaissant leur entière responsabilité du respect des lois relatives à la consultation des documents.

Règles d’accès aux documents institutionnels

Tous les documents publiés qui ont déjà un caractère public et qui ont été créés par les membres du personnel de l’Université dans le cadre de leurs fonctions sont ouverts à la consultation et à la reproduction.

En principe, tous les autres documents sont ouverts à la consultation après une vérification par le personnel du Service d’archives. Celui-ci applique le règlement universitaire ADM-118 Accès à l’information et protection des renseignements personnels, le droit d’auteur sur la reproduction et l’utilisation des documents ainsi que toute autre règle mise en place par l’Université.

Lorsqu’un document est restreint à la consultation ou à la reproduction, le demandeur doit obtenir la permission écrite de la personne responsable de l’unité créatrice du document ou la permission de son auteur afin de le consulter. Cette autorisation doit être remise au personnel du Service d’archives. Un formulaire de demande d’accès dûment rempli doit accompagner la demande de consultation. 

Règles d’accès aux fonds d’archives privés et en dépôt

Pour les fonds d’archives privés en notre possession, la consultation doit s’effectuer dans le respect des restrictions établies dans le contrat d’acquisition ainsi que de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Pour les documents d’archives en dépôt dans nos locaux, il faut s’adresser directement aux bureaux respectifs pour obtenir la permission de consulter leurs documents. Une permission nous sera transmise pour vous y donner accès.

b. Mentionner la source

La mention des sources consultées se fait conformément aux normes archivistiques suivantes : Le nom du service. Le nom et numéro du fonds. La cote de l’article ou de la pièce. Le titre du dossier, de l’article ou de la pièce, suivi de la date.

c. Demander une reproduction

Afin de contribuer au rayonnement de nos fonds et de nos collections, le Service d’archives offre accès aux documents à des chercheurs à des fins de recherche.

Puisque les documents auxquels ceux-ci ont accès sont la propriété de l’Université Saint-Paul, la reproduction de certains documents peut être restreinte par le Service d’archives afin de respecter les lois concernant le droit d’auteur et la confidentialité des renseignements à caractère personnel, les volontés des donateurs, l’entente de don ainsi que l’état de conservation des documents.

Les procédés de reproduction offerts sont la photocopie et la numérisation. Toute demande de reproduction doit être soumise par écrit à archives@ustpaul.ca.

Les règles pour la reproduction :

1. Le personnel du Service d’archives se charge de toute photocopie et de toute numérisation.
2. Dans certains cas, la disponibilité de notre personnel nous oblige à limiter le nombre de reproductions.
3. Les membres du Service d’archives peuvent photocopier ou numériser une quantité raisonnable de documents lorsqu’il est possible de le faire sans endommager les dossiers et sans contrevenir au droit d’auteur ou à d’autres restrictions.
4. Pour la protection de ses documents, le Service d’archives se réserve également le droit de limiter la reproduction de ses archives qui ont une valeur exceptionnelle, qui sont fragiles ou qui n’ont pas encore été traitées par les méthodes d’archivage.

Engagement du demandeur :

Le chercheur ayant obtenu la reproduction de documents provenant du Service d’archives de l’Université Saint-Paul s’engage à :

1. Respecter la Loi sur le droit d’auteur telle qu’elle s’applique à l’utilisation équitable des imprimés et des reproductions de documents détenus par les archives. 
   
2. Obtenir en prévision de toute autre utilisation ultérieure une autorisation écrite du titulaire de droits sur le ou les documents.
3. Défendre, indemniser et tenir le Service d’archives de l’Université Saint-Paul ou l’Université Saint-Paul en soi et ses employés et agents non responsables de toute réclamation découlant ou résultant de l’utilisation des images, du texte ou de tout autre matériel fourni.
4. Ne pas reproduire ou déposer les imprimés ailleurs.
5. Ne pas publier la copie ou les copies reçues. Toute utilisation commerciale requiert l’autorisation du Secrétaire général de l’Université ou de l’archiviste en chef.
6. Assumer l’entière responsabilité de l’utilisation qu’il fera des documents obtenus.

Il est entendu que le Service d’archives de l’Université Saint-Paul ne saurait être responsable de toute transgression de cet engagement.

Mention de la source :

Les chercheurs citant ces documents doivent en donner la source. À la fin de la citation, on doit donc lire : Archives de l’Université Saint-Paul (Ottawa).

Frais de reproduction :

1. Le coût de reproduction de documents d’archives est de la seule responsabilité du chercheur. Le chercheur sera facturé pour les frais de transport quand il est nécessaire d’envoyer la copie d’un document. Veuillez consulter le tableau des tarifs ci-dessous.
2. Le Service d’archives requiert de recevoir le paiement avant d’expédier par la poste ou par courriel les copies demandées. Un chèque peut être fait au nom de Bibliothèque et archives Jean-Léon-Allie.

Photocopie de documents textuels :

• Libre-service
  • Noir et blanc : 0,08 $/page
  • Couleur : 0,20 $/page

• Par le personnel
  • Noir et blanc : 0,25 $/page
  • Couleur : 0,50 $/page

Envoi par courriel en format numérique :

• Documents textuels : 1,00 $/page

• Documents photographiques : 5,00 $/page

Frais d’utilisation :

• Pour utilisation personnelle (scientifique, pédagogique ou patrimoniale) : sans frais

• Pour utilisation commerciale (livres, périodiques, internet, publicité, produits dérivés et promotionnels) : 25,00 $/image

Frais de service :

• Recherche effectuée en moins de 30 minutes : 10,00 $

• Recherche de 30 minutes et plus : 20,00 $/heure supplémentaire

Frais de transmission : 

• Par courrier électronique : gratuit (une fois le paiement reçu pour les reproductions)

• Par la poste : tarifs en vigueur à Postes Canada + 1,00 $/enveloppe