Entente de services

Conditions générales

1. Le locataire doit se soumettre à toutes les lois municipales, provinciales et fédérales en ce qui a trait aux taxes, aux permis, à la consommation d’alcool et à toutes autres lois qui pourraient se rapporter à l’utilisation des installations et de l’équipement, incluant les lois de droits d’auteur pour tout matériel utilisé lors de l’événement.
2. À la signature de ce présent formulaire, le locataire se doit de payer un dépôt non remboursable qui, à la discrétion de l’Université, pourrait correspondre à une portion ou à la totalité de la valeur de l’estimation (voir feuille de confirmation).
3. Le locataire assure l’état de propreté et de réparation au cours de l’événement et se doit de remettre l’endroit dans son état initial après la tenue de l’événement. Tous les meubles et équipements doivent être replacés tels qu’ils ont été trouvés, ou selon les directives de l’Université. Les comptoirs et éviers doivent être propres lors de la sortie du groupe, de même pour les déchets, lesquels doivent être placés dans un sac ou un récipient.
1. Dans l’éventualité où un nettoyage d’entretien régulier n’est pas suffisant, le locataire devra dédommager l’Université pour les frais de nettoyage supplémentaires. Ce montant sera déterminé par l’Université.
4. Avant le début de l’événement, le locataire fera la vérification des lieux pour repérer tout dommage et, si nécessaire, le(s) signalera, par écrit ou verbalement, au coordonnateur des Services alimentaires et de conférences.
1. Le locataire sera responsable de tout dommage causé aux lieux ou à la propriété de l’Université par le biais d’un acte ou d’une omission par le locataire ou par le groupe nommé ou ses membres, officiers, employés, agents, entrepreneurs ou toute autre personne qui participe à l’événement et, dans le cas de tels dommages, paiera des frais de dommages à l’Université. Le montant sera déterminé par l’Université.
5. Le locataire s’assurera que l’événement est adéquatement supervisé par des adultes lors de la période d’occupation des lieux. Le locataire prendra les mesures nécessaires pour interdire l’accès aux personnes non autorisées.
6. Si requis, le locataire devra lui-même s’occuper d’augmenter la sécurité si l’Université le juge nécessaire.
7. Au moment de quitter les lieux, le locataire laissera les installations et retirera tout meuble et équipement qu’il aurait apporté sur les lieux, à moins d’une entente contraire conclue préalablement avec son agent des Services alimentaires et de conférences.
8. L’Université ne sera pas tenue responsable de dommages ou de perte de biens apportés sur les lieux en lien avec l’événement du locataire, ou de tout groupe nommé ou leurs membres, officiers, employés, agents, entrepreneurs ou toute autre personne qui participe à l’événement.

Force majeure

9. Si l’Université Saint-Paul accuse du retard ou se voit empêchée d’exécuter tout acte ou service requis ci-après et que ce retard ou cet empêchement est dû à des perturbations causées par de la construction, des grèves, des conflits de travail, y compris des boycottages, des catastrophes naturelles, des restrictions gouvernementales, des ordonnances judiciaires, de feu ou d’autres accidents, d’émeutes ou toute autre cause qui n’est pas du ressort de l’Université, le locataire accepte d’acquitter l’Université de toute responsabilité financière ou autre.

Stationnement

10. L’Université Saint-Paul a une politique « payer et afficher » en vigueur 24 heures par jour, 7 jours par semaine. Les véhicules qui n’affichent pas un reçu de stationnement payé valide peuvent être l’objet d’une amende ou peuvent être remorqués aux frais du propriétaire du véhicule.

Équipement

11. Le locataire assume la pleine responsabilité de la bonne utilisation, de l’entretien et de la protection appropriée de l’équipement de l’Université. Le locataire sera tenu responsable de tout dommage résultant d’une utilisation autre que l’usure normale et devra assumer des frais de réparation ou de remplacement.

Sécurité

12. Le locataire est responsable de se familiariser avec les procédures d’évacuation propres à la salle qu’il occupe. Les sorties d’urgence sont indiquées à différents endroits à l’Université et un plan peut être obtenu sur demande. Dans un cas d’évacuation, le locataire a la responsabilité d’aider et de guider ses invités vers la sortie d’urgence la plus près. Le locataire se doit d’appliquer toutes les procédures indiquées par les membres du personnel d’urgence et, si requis, de communiquer lesdites procédures et l’information à ses participants.

Politique d’affichage

13. Des affiches directionnelles peuvent être installées le jour de l’événement seulement.
1. Veuillez noter que seule l’utilisation de ruban à peinture est permise comme adhésif dans la salle.
2. Aucune affiche n’est permise sur les fenêtres et / ou les murs du campus. Veuillez communiquer avec votre représentant(e) des Services alimentaires et de conférences pour obtenir plus de détails sur les emplacements où il est permis d’installer les affiches événementielles.
3. Le locataire est responsable de retirer toute(s) affiche(s) en lien avec son événement lors de son départ.

Publicité

14. Le nom et le logo de l’Université Saint-Paul ne peuvent être utilisés à des fins promotionnelles, y compris sur le site Web du locataire et ses réseaux sociaux. L’adresse de l’Université peut être utilisée à titre d’information pour indiquer le lieu de l’événement.

Résiliation de contrat

15. L’Université Saint-Paul se réserve le droit de refuser d’accueillir ou d’annuler toute activité.

Services de traiteur

16. Le locataire respectera la politique de l’Université selon laquelle tous les services de traiteur doivent être commandés par l’intermédiaire des Services alimentaires et de conférences. Aucune nourriture ou boisson de l’extérieur ne sont permises.

Date de commande / confirmation des quantités

Toutes les commandes de traiteur et l’indication des quantités nécessaires doivent être reçues et confirmées sept (7) jours avant la date de l’événement.

Commandes de dernière minute

Nous sommes conscients que des commandes de dernière minute peuvent survenir ! Même si nous faisons tout en notre pouvoir pour vous accommoder, les demandes dépendent de la disponibilité des stocks et des aliments. Une demande pourrait, dans certains cas, être refusée ou modifiée par la cuisine si nécessaire. Si la cuisine ne peut vous aider, prenez note que vous pouvez vous procurer de la nourriture et des boissons au Café Urban, ouvert du lundi au vendredi.

Politique d’annulation

Si une annulation de serveurs est reçue à moins de sept (7) jours avant la date de l’événement, des frais équivalents à 70 % du coût original seront exigés.

Toute annulation de nourriture et de boissons effectuée à moins de sept (7) jours avant la date de l’événement entraînera des frais équivalents à 30 % de la commande initiale.

Personnel

Du personnel est requis pour tous les services de traiteur, y compris, sans toutefois s’y limiter : banquets, buffets, repas BBQ, cocktails et services de bar. Certaines activités exigent du personnel supplémentaire.

Le salaire du personnel supplémentaire est de 25 $ l’heure pour un minimum de quatre (4) heures par employé. Les heures pendant lesquelles les employés ont travaillé seront facturées au client.

Tous les événements où de l’alcool est servi exigent un personnel certifié « Smart Serve » sur place.

Le gestionnaire du traiteur est présent sur le campus de 7 h à 16 h en semaine. Lorsqu’une commande est requise le soir, la fin de semaine ou pendant les vacances de l’Université, du personnel est présent pour livrer la commande et ramasser le tout à la fin de l’événement, mais pourrait être absent du campus entre les livraisons. Toutefois, il est possible de joindre les représentants et les représentantes des Services alimentaires et de conférences par cellulaire en tout temps. N’hésitez pas à communiquer avec eux pour tout problème.

Menus sur mesure

Nos menus sont créés de manière à satisfaire tous les goûts. Cependant, si vous avez des demandes spécifiques à nous adresser, nous serons heureux de personnaliser le menu afin de vous procurer, ainsi qu’à vos invités, une expérience inoubliable. Nous vous invitons à communiquer avec votre représentant(e) des Services alimentaires et de conférences afin d’en discuter avec lui ou elle.

Restrictions alimentaires

Les restrictions alimentaires peuvent être respectées dans la plupart des menus. Si votre groupe présente des restrictions alimentaires, parlez-en à l’avance avec votre représentant(e) des Services alimentaires et de conférences. Il se peut que certains changements au menu soient nécessaires pour tenir compte de ces restrictions. Veuillez noter que, dans certains cas, un supplément pourrait être facturé pour des repas spéciaux.

Commande minimale

Une commande minimale de 60 $ est requise pour tous les services de traiteur pendant la semaine et de 80 $ pendant les soirées et les fins de semaine. Toute différence sera ajoutée à la facture finale. N’oubliez pas que le personnel du Café Urban sera heureux de vous servir afin d’éviter tous frais supplémentaires.

Politique au sujet des restes de nourriture

Pour votre sécurité, les restes de nourriture provenant des services de traiteur ne seront pas emballés ni apportés à l’extérieur de l’Université Saint-Paul.

Frais de service

Des frais de service de 15 % (TVH en sus) seront ajoutés à toutes les factures de traiteur.