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Règlements de l’Université Saint-Paul et directives des trois organismes et exceptions

L’Université Saint-Paul a établi une série de politiques et procédures afin d’assurer: 

  1. Le respect des règlements des organisations subventionnaires
  2. La saine gestion des fonds alloués
  3. L'obligation de rendre compte des activités de recherche aux organismes et aux intervenants de l’Université
  4. La saine conduite de la recherche selon les normes les plus élevées de professionnalisme et de sécurité 

Les chercheurs sont aussi des employés de l’Université. L’Université leur délègue la responsabilité générale d’assurer le bon déroulement et la saine gestion de leurs projets de recherche.

L’Université appuie les chercheurs dans leur rôle en fournissant une structure qui facilite le respect des exigences de l’Université et des organismes externes, la bonne gestion des fonds de recherche et l’interaction avec les organismes subventionnaires.

EMBAUCHE ET RÉMUNÉRATION

Règlements de l’Université Saint-Paul :

Directives sur l’embauche et la rémunération

 Les subventions versées par l’organisme ne doivent pas servir à rémunérer :

  • les titulaires de subvention ni les personnes qui mènent des recherches de façon indépendante en vertu de leurs conditions de travail, notamment les chercheurs des universités, des hôpitaux ou des instituts de recherche;
  • les personnes censées participer gratuitement à la recherche ou aux activités financées dans le cadre d’une collaboration conformément à la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement ou encore à toute entente conclue avec l’organisme concerné.

Sous réserve des restrictions mentionnées ci-dessus :

  • les personnes employées et rémunérées par une autre organisation pour le temps consacré à la recherche ou aux activités financées ne peuvent être rémunérées à même les fonds de la subvention.
  • Toutefois, ces fonds peuvent servir à rembourser à l’organisation les coûts engagés au titre de la rémunération de son personnel pour le temps consacré aux activités visées par la subvention.

 Source : Guide d’administration financière des trois organismes, 2020

 

Biens et services

Règlements de l’Université Saint-Paul

Directives sur les dépenses en biens et services

 L’acquisition de biens et de services pour la recherche ou les activités financées doit se faire en conformité avec les politiques et les processus pertinents de l’établissement administrateur.

Les fonds des subventions versés par un organisme ne doivent pas servir à payer des honoraires d’experts-conseils :

  • aux titulaires de subvention ou aux personnes qui mènent des recherches de façon indépendante en vertu de leurs conditions de travail, notamment les chercheurs des universités, des hôpitaux ou des instituts de recherche;
  • aux personnes censées participer gratuitement à la recherche ou aux activités financées dans le cadre d’une collaboration conformément à la documentation relative au programme ou à la possibilité de financement ainsi qu’à toute entente conclue avec l’organisme concerné. 

Source : Guide d’administration financière des trois organismes, 2020

 

Frais de déplacement et de séjour

Règlements de l’Université Saint-Paul

Directives sur les frais de déplacement et de séjour 

Le remboursement de tous les frais de déplacement et de séjour (repas et hébergement) doit être demandé en conformité avec les politiques et les processus de l’établissement administrateur. 

Le remboursement de ces dépenses, y compris les dépenses personnelles raisonnables, peut être demandé pour le titulaire de la subvention et toutes les autres personnes qui contribuent à la recherche ou aux activités financées. Dans le cas des demandeurs autres que le titulaire de la subvention, le lien avec la recherche ou les activités financées doit être précisé.  

Les fonds des subventions ne peuvent servir à rembourser le coût de boissons alcoolisées.

 Source : Guide d’administration financière des trois organismes, 2020

 

Dépenses d’accueil

Règlements de l’Université Saint-Paul

Directives sur les dépenses d’accueil 

Les activités d’accueil doivent se dérouler en conformité avec les politiques et les processus de l’établissement administrateur. 

Les frais d’accueil (pour des boissons non alcoolisées ou des repas sans alcool) doivent être directement liés à la recherche financée et être engagés :

  • à des fins de réseautage dans le cadre d’une courtoisie officielle ou de respect culturel (p. ex., une rencontre entre le titulaire de la subvention et des partenaires, des intervenants ou des chercheurs invités);
  • pour des activités s’inscrivant dans le cadre d’assemblées ou de rassemblements qui facilitent la réalisation des objectifs de la recherche ou y contribuent (p. ex., un atelier ou une conférence) où au moins un des participants n’est pas membre de l’équipe de recherche et ne participe pas à la recherche ou aux activités quotidiennes financées. 

Les fonds des subventions ne peuvent pas servir à rembourser les dépenses d’accueil engagées pour des interactions entre des personnes participant à la recherche ou aux activités quotidiennes financées, comme les interactions courantes avec des collègues de l’établissement, des réunions du personnel et des activités de reconnaissance des employés.

Les fonds des subventions ne peuvent servir à rembourser le coût de boissons alcoolisées. 

Source : Guide d’administration financière des trois organismes, 2020

 

Cadeaux, honoraires et incitatifs

Règlements de l’Université Saint-Paul

Directives sur les cadeaux, les honoraires et les incitatifs 

Les cadeaux, les honoraires et les incitatifs doivent être offerts en conformité avec les politiques et les processus de l’établissement administrateur. 

Avant d’offrir des cadeaux ou des incitatifs aux participants, il faut obtenir l’approbation du comité d’éthique de la recherche de l’établissement administrateur. Les titulaires de subvention ont l’obligation morale de protéger les renseignements confidentiels des participants et de justifier les cadeaux et les incitatifs au moyen de documents. Pour en savoir plus, consultez le bulletin d’interprétation sur la vie privée et la confidentialité dans les Énoncés de politique des trois conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains - EPTC 2 (2018)

Ils peuvent être offerts à un individu ou à un groupe qui participe volontairement à la recherche ou aux activités financées par la subvention (c.-à-d. dont la participation ne relève ni d’une obligation contractuelle ni d’un service professionnel). En outre, le bénéficiaire ne doit pas être membre de l’équipe du titulaire de la subvention. 

On entend par « honoraires » le versement ponctuel ou non régulier à une personne en remerciement d’un service qui n’est généralement pas rémunéré (p. ex., pour une allocution, une conférence ou un séminaire prononcé ou animé par un orateur ou un présentateur invité). Les titulaires d’une subvention ne peuvent pas recevoir d’honoraires d’une subvention des trois organismes. 

On entend par « cadeau » tout ce qui peut être offert gratuitement, sous forme d’argent ou autre, en signe de gratitude, de respect ou de bonne volonté pour établir ou faciliter les relations avec des personnes ou des groupes qui contribuent à la recherche ou aux activités financées à titre de participants, de partenaires de recherche ou de collaborateurs (p. ex., les chercheurs invités ou les intervenants communautaires) lorsque le cadeau :

  • s’impose dans le contexte ou le patrimoine culturel ou les traditions établies l’exigent;
  • s’inscrit dans un contexte de courtoisie officielle. 

En reconnaissance des cultures et des traditions des Premières Nations, des Métis et des Inuits, on peut offrir des cadeaux à des aînés et à d’autres gardiens du savoir qui remplissent un rôle particulier (p. ex., un chercheur indépendant peut recevoir des cadeaux notamment dans le cadre d’une cérémonie). 

Les incitatifs font expressément référence aux dons en argent ou en nature faits à des participants dans le but d’établir un bassin de participants éventuels ou en guise de remerciement pour la participation à la recherche ou à l’activité. 

Source : Guide d’administration financière des trois organismes, 2020