Versement des documents aux archives
Menu de la page :
a. Versement de documents institutionnels aux archives
b. Procédure de versement de documents aux archives
c. Dénomination des dossiers et des documents
d. Procédure d’emprunt de documents à l’interne
a. Versement de documents institutionnels aux archives
Afin de faciliter la gestion de vos documents et d’en assurer la conservation, conformément au règlement universitaire ADM-106 Archives, le Service d’archives a élaboré un calendrier de conservation pour identifier l’ensemble des documents à archiver ainsi que la date et la méthode de leur destruction le cas échéant.
Des guides de versement individuels ont aussi été élaborés pour chacune des unités de service afin d’identifier les documents à verser aux archives de l’Université selon vos fonctions.
La collecte des documents se fera au mois d’août de chaque année. Vous recevrez un rappel du Service d’archives en mai afin que vous puissiez préparer vos dossiers pour le versement.
Étapes à suivre pour le versement des dossiers :
- Consulter le calendrier de conservation pour la gestion globale de vos dossiers.
- Consulter le guide de versement de votre unité de service.
- Suivre les indications de la procédure de versement des documents (voir plus bas).
- Remplir le bordereau de versement [format Excel aussi disponible].
- Contacter le Service des archives lorsque le tout est prêt.
b. Procédure de versement de documents aux archives
À moins d’indication contraire dans le calendrier de conservation des documents d’archives de l’Université, une règle de trois ans est adoptée pour la gestion des documents actifs dans les bureaux administratifs. Par la suite, les documents doivent être versés aux archives de l’Université. À cette fin, nous demandons aux unités de respecter les étapes décrites ci-dessous pour faciliter la gestion des documents.
- Seuls les documents originaux doivent être versés aux archives par l’unité responsable de leur création. Les copies peuvent être détruites à l’échéance de leur utilité courante.
Nous communiquerons avec vous à la date prévue pour que vous puissiez préparer les dossiers à verser aux archives. Le Service d’archives distribuera une boîte ainsi qu’un guide de versement à chacune des unités administratives pour que vous puissiez prendre connaissance des dossiers à verser. Il est possible pour vous d’ajouter dans le versement des dossiers autres que ceux indiqués dans le calendrier mais dont l’archivage vous semble important.
Pour les documents et les dossiers
1. Ranger les documents en ordre chronologique (le plus récent à l’avant).
2. Enlever les trombones et les élastiques (l’usage d’agrafes est permis).
3. Ne pas utiliser de reliure à anneaux.
4. Éviter de trop remplir chaque dossier (maximum 1 pouce).
Identification
1. Indiquer le titre du dossier en évitant la mention « divers ».
2. Indiquer les dates du plus ancien et du plus récent document que contient le dossier.
3. Ne pas utiliser de sigle ou d’acronyme sans en indiquer la signification.
Boîtes
1. Numéroter provisoirement les boîtes.
2. Compléter le bordereau de versement pour chacune des boîtes que vous trouverez dans l’onglet de versement (au moment de verser vos dossiers au Service d’archives).
3. Inscrire le titre des dossiers selon l’ordre dans lequel ils sont classés dans la boîte.
4. Indiquer si un document est confidentiel ou essentiel.
5. Envoyer le bordereau par courriel à archives@ustpaul.ca.
6. Joindre une copie du bordereau à chacune des boîtes lors du versement.
Le personnel des archives communiquera avec les unités administratives à la date d’échéance établie pour prendre les mesures appropriées afin de récupérer les boîtes dédiées au versement dans ses locaux.
c. Dénomination des dossiers et des documents
Afin de faciliter le classement ainsi que la recherche de vos documents, il est recommandé de suivre la procédure suivante :
d. Procédure d’emprunt de documents à l’interne
Pour emprunter un dossier administratif à l’interne, il faut contacter le Service d’archives par courriel à archives@ustpaul.ca. En cas d’urgence, il est possible de téléphoner au poste #2013.
En règle générale, la réception des dossiers demandés se fait dans les 48 heures suivant la demande.
Seules les personnes autorisées par le Directeur de l’unité ayant créé le document peuvent emprunter les dossiers.
Aux fins de contrôle, un bordereau d’emprunt à signer vous sera remis par le responsable des archives dès la réception des documents.
Pour la sauvegarde des documents, il est demandé à la personne requérante de respecter les règles suivantes lors de la manipulation des documents :
- Ne pas sortir les documents de votre unité administrative.
- Ne pas manger ni boire lorsque vous manipulez les documents.
- Utiliser un crayon (et non un stylo) pour prendre des notes.
- Respecter la nature fragile du document; s’assurer de ne pas exercer de pression excessive sur celui-ci.
- Ne pas ajouter, soustraire ou modifier un renseignement lié aux documents d’archives. Les documents doivent demeurer intacts. Tout ajout de notes doit être fait sur une page séparée et datée.
- Respecter l’ordre établi des documents dans le dossier. Veuillez aviser l’archiviste si des documents semblent mal classés.
Les dossiers empruntés doivent être rapportés dans un délai raisonnable. Si vous souhaitez garder les dossiers pour une période plus longue que prévu lors de votre demande, il faut avertir le responsable des archives afin d’éviter des rappels mensuels.
Il est aussi possible de consulter les dossiers sur place, après avoir pris rendez-vous avec le personnel des archives. Une salle de lecture est mise à votre disposition durant les heures de bureau.
