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Adjoint administratif Service du recrutement et des communications

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Unité administrative :
Superviseur :
Heures : 35.00



Fonctions :

SOMMAIRE

Sous l’autorité de la directrice, l’adjoint administratif accomplit différentes tâches administratives et appuie la directrice et les autres professionnels de l’équipe dans leur travail. Le titulaire est responsable d’organiser les processus administratifs du service afin d’assurer une coordination efficace des activités (agenda, disponibilité) et l’optimisation du flux documentaire (réception, traitement, suivi, classement).

 Fonctions :

  • Appuie la directrice et les membres de l’équipe dans la réalisation de projets;
  • Effectue le suivi, pour la directrice, des différents projets du service afin d’assurer la réalisation de ces derniers dans les délais convenus;
  • Coordonne le processus de rédaction des contrats spéciaux ;
  • Accueille les visiteurs, détermine le but de leur visite et les dirige vers la personne appropriée;
  • Organise, coordonne, prépare et assiste à diverses réunions. Rédige les procès-verbaux et en assure les suivis;
  • Appuie la directrice dans la gestion journalière du budget opérationnel;
  • Rédige les ententes avec les  nouveaux fournisseurs;
  • Effectue le suivi des achats et des dépenses courantes, assure le traitement des comptes à payer en fonction des ententes avec les fournisseurs;
  • Vérifie les rapports et signale à qui de droit les erreurs ou les corrections à apporter;
  • Maintient à jour différentes  banques de données et produit des rapports;
  • Participe activement à la mise à jour des outils de communications (site web, intranet, réseaux sociaux)

Expérience :

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE:

  • Au minimum un diplôme d’études collégiales;
  • Expérience d’au moins 3 années en tant qu’adjoint administratif;
  • Connaissance des procédures administratives ;
  • Connaissance en comptabilité suffisantes pour tenir le budget à jour;
  • Connaissance et expérience d’utilisation de la suite Microsoft Office;
  • Expertise dans l’utilisation des outils de communications informatiques (web, intranet, internet, réseaux sociaux).

QUALITÉS ESSENTIELLES:

  • Bilinguisme (écrit et oral);
  • Excellentes relations interpersonnelles;
  • Disponibilité et flexibilité pour répondre aux urgences;
  • Capacité à collaborer et à travailler en équipe;
  • Initiative, autonomie et sens de l’organisation;
  • Sens aigu du service à la clientèle;
  • Sens des responsabilités, bon jugement, tact.

 

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae au Service des ressources humaines par courriel à l’adresse rh-hr@ustpaul.ca.