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Adjoint adminitratif

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Unité administrative : Faculté des sciences humaines et de philosophie
Superviseur : Doyenne
Heures : 35.00



Fonctions :

Cette annonce s’adresse aux citoyens canadiens et aux résidents permanents du Canada. L’Université Saint-Paul sollicite des demandes de toutes les personnes qualifiées, y compris les femmes, les membres de minorités visibles et ethniques, les nations autochtones et les personnes handicapées.

Les personnes intéressées sont priées de faire parvenir leur curriculum vitae et leur lettre de présentation à RH-HR@ustpaul.ca au plus tard le mercredi 23 juillet 2014, 16 h. Veuillez indiquer le titre du poste en objet. Nous remercions toutes les personnes qui ont posé leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour la prochaine étape de sélection. 

 

DESCRIPTION DES FONCTIONS

  

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Sous l’autorité du doyen, l’adjoint administratif est responsable d’assurer l’efficacité optimale des Facultés pour l’ensemble des activités administratives (gestion des ressources financières, humaines, physique et matérielle). À cette fin il est responsable :

1)    de planifier et d’administrer le budget des Facultés et des subventions internes;

2)    d’administrer les ressources physiques et matérielles;

3)    d’agir à titre de conseillère au doyen pour toute question relative à l’organisation des Facultés et ;

4)    d’agir à titre de personne-ressources entre les différentes unités administratives ainsi qu’avec des organismes externes.

 

FONCTIONS PRINCIPALES

Adjoint au doyen et fonctions (60 %)

  • Agit comme personne-ressource des Facultés auprès du doyen, du corps professoral et du personnel sur le plan administratif et financier. Assiste le doyen dans la réalisation de projets spéciaux.
  • Gère l’agenda du doyen pour tous les rendez-vous (reçus et à envoyer).
  • Prévoit et effectue toutes les démarches relatives aux échéanciers dans les contrats des professeurs réguliers, aux demandes d’appartenance à la Faculté des études supérieures et postdoctorales, aux demandes de promotions, de congés sabbatiques et autres.
  • Formule les demandes pertinentes en vue de les présenter au Conseil d’administration; prépare les demandes d’engagement à soumettre au Conseil d’administration, prépare les contrats des professeurs à la leçon et des professeurs réguliers sans permanence dans le respect des règlements de l’Université.
  • Coordonne le processus de rédaction des contrats spéciaux avec le Service des ressources humaines et prépare tous les contrats des superviseurs en counselling.
  • Contacte le groupe responsable d’initier l’affichage de postes (professeurs) et en assure le suivi.
  • Organise, coordonne et prépare la documentation pertinente aux réunions de l’assemblée facultaire. Établit le calendrier des réunions du Conseil des Facultés.
  • Planifie et organise les réunions des comités du doyen : Comité exécutif de la Faculté, Comité du personnel enseignant, Comité de sélection de candidats (enseignement de plein exercice et personnel administratif) et comités ad hoc; vérifie que la documentation nécessaire à toutes ces réunions soit exacte et disponible pour chacun des membres du comité.
  • Coordonne et fait le suivi de la logistique d’activités des Facultés.
  • Prépare et maintient à jour les plans d’effectifs des Facultés et les achemine au vice-recteur à l’enseignement et à la recherche.
  • Constitue et maintient à jour les dossiers de professeurs réguliers et à temps partiel, tout en assurant la confidentialité.
  • Constitue et maintient un dossier d’évaluation des cours pour chaque professeur régulier et à temps partiel.
  • Gère le programme travail-études pour assurer que les besoins des Facultés sont bien rencontrés.
  • Planifie les besoins, les achats pour le personnel des Facultés.
  • Assure la logistique à l’occasion des entrevues d’embauche des professeurs; reçoit les candidatures et transmet les accusés de réception, prépare un dossier pour chacun des candidats à l’intention du Comité de sélection; rédige les lettres de rejet des candidatures à la première étape, le tout selon les consignes du Comité.
  • Administre les contrats (ententes) entre les organismes de la région et hors région et la Faculté des sciences humaines et de philosophie, examine, vérifie les ententes de façon qu’elles soient conformes aux exigences de l’Université et aux polices d’assurance de celle-ci.
  • Traduit pour le doyen des textes / lettres de l’anglais au français ou du français à l’anglais.

 Gestion des ressources financières (15 %)

  • Planifie, établit, gère et révise le budget opérationnel des Facultés.
  • Évalue et autorise les achats et les dépenses courantes, vérifie les équipements nécessaires pour assurer une gestion efficace du budget du département; effectue les recouvrements et les dépôts qui s’y rattachent.
  • Concilie les relevés mensuels avec les dépenses et y apporte les corrections nécessaires; à partir de ces données, soumet un bilan mensuel au doyen de la Faculté des sciences humaines et de philosophie.
  • Planifie et propose au doyen les prévisions budgétaires et les révise s’il y a lieu.
  • Vérifie et achemine au Service des finances les factures des travailleurs autonomes avec toute la documentation requise en vue de paiement.
  • Détermine les modalités applicables à l’élaboration des contrats d’enseignement.
  • Coordonne le fonds de développement professionnel des professeurs et autres fonds des Facultés (Chaire de la famille). Vérifie les rapports mensuels et signale à qui de droit les erreurs ou les corrections à apporter.

Gestion du processus d’évaluation des programmes (10 %)

  • Coordonne la visite des évaluateurs de programmes avec la FESP de l’Université d’Ottawa.
  • Recueille et compile des données pour les rapports de l’IQAP.
  • Fait le suivi auprès des personnes concernées pour l’obtention de documents nécessaires tel que la mise à jour du curriculum vitae des professeurs en vue des rapports de l’IQAP.
  • Agit comme personne-ressource pour toute la logistique entourant ces événements.

Autres tâches connexes (15 %)

  •  Réalise la mise en page des offres d’emploi à être publiées dans les médias à l’occasion de l’ouverture de postes d’enseignement.
  • Accueille, informe et remet la documentation pertinente aux nouveaux professeurs; coordonne et planifie avec le Service des ressources humaines et le Service des finances, la bonne marche des différentes procédures d’intégration.
  • Est responsable de maintenir l’inventaire détaillé des espaces, des clés, de l’ameublement et de l’équipement de la Faculté.
  • Coordonne les processus de déménagement, incluant les réparations et l’entretien à effectuer aux locaux des professeurs de plein exercice et du personnel administratif, en collaboration avec l’équipe du vice-recteur à l’administration, le Service des immeubles et le Service de l’informatique et de l’enseignement à distance.

Expérience :

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCE

  • Détenir un baccalauréat en administration ou expérience de travail dans ce domaine.
  • Un minimum au moins d’un an dans la révision, la relecture d’épreuves et la correction de textes en anglais et en français.
  • Connaissance des procédures administratives et des règlements de l’Université.
  • Expérience d’au moins un an de la planification budgétaire.
  • Expérience en supervision d’activités et/ou de personnel.
  • Connaissance des logiciels Word, PowerPoint, Excel, courrier électronique, Internet Explorer, Adobe Acrobat.

 

QUALITÉS ESSENTIELLES

  • Maîtrise des deux langues officielles (oral et écrit)
  • Excellentes relations interpersonnelles.
  • Disponibilité et flexibilité pour répondre aux urgences.
  • Capacité à collaborer et à travailler en équipe.
  • Initiative, autonomie et sens de l’organisation.
  • Sens aigu du service à la clientèle.
  • Sens des responsabilités, bon jugement, tact et discrétion.