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Adjoint administratif - gestion de projet Service des immeubles

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Unité administrative :
Superviseur :
Heures : 40.00



Fonctions :

TITRE DU POSTE:           Adjoint administratif - gestion de projet

NUMÉRO :                          15701-02

SERVICE:                     Service des immeubles

SUPÉRIEUR IMMÉDIAT : Directeur, Services des immeubles

HORAIRE DE TRAVAIL:  40 heures par semaine

DURÉE DU POSTE :         Un an – remplacement de congé de maternité

POINTAGE HAY :            315  points Hay

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation au Service des ressources humaines RH-HR@ustpaul.ca.

 SOMMAIRE

Le candidat accomplit un ensemble de tâches de secrétariat, de gestion et d’administration en appui à la gestion de projets du secteur du Service des immeubles.

Le candidat planifie, coordonne, exécute et assure le suivi des fonctions administratives, de gestion et de secrétariat en lien avec la gestion des projets du Service des immeubles. Il/elle planifie, encadre et coordonne divers projets pour le Service. Il administre les activités reliées aux projets spéciaux ou de grande envergure pour le Directeur.

DÉTAILS DES FONCTIONS 

  • Gère des tâches administratives, de gestion et de secrétariat pour le Directeur; établis et mets en place des structures organisationnelles (formats électronique et papier) pour le déroulement des projets/activités et établis un calendrier de travail afin de respecter les échéanciers;
  • Assure le service d’appui administratif et de gestion pour le Directeur et le Service des immeubles;
  • Rédige et coordonne les procédures administratives pour faciliter le travail des  autres unités administratives de l’Université, visant l’efficacité, l’utilisation de formulaires types et le respect des échéances;
  • Offre au nom du Directeur et du Service des immeubles le soutien-conseil au personnel en matière de requêtes de services, de présentations de formulaires, et d’établissement de calendriers de tâches à accomplir;
  • Rédige des communiqués/notes d’information et des lettres simples, en français et en anglais, pour la signature du Directeur;
  • Prépare des ébauches de lettres plus complexes pour l’approbation du Directeur;
  • Établis des méthodes de travail visant à appuyer les besoins du secteur du Service des immeubles;
  • Dirige des équipes de travail et/ou des projets visant l’efficacité administrative;
  • Conçois des gabarits à des fins de présentations de formulaires/documents;
  • Dresse des plans visant à respecter les échéances et avise les directions appropriées;
  • Coordonne des activités de cueillette d’information, de rédaction de rapports, d’analyses et de distribution de documents;
  • Conseille des employé(e)s en ce qui concerne leurs requêtes auprès du Service des immeubles;
  • Réponds aux appels et aux demandes de renseignements, par téléphone, par voie électronique ou par écrit et transmets les messages dans les plus brefs délais;
  • En l’absence du Directeur, évalue l’importance des demandes et les achemine à la personne d'autorité qui pourra en assurer le suivi;
  • Coordonne la logistique des réunions et des comités auxquels participe le Directeur;
  • Prépare et expédie aux membres internes et externes de ces réunions/comités l’ordre du jour, le procès-verbal et tous les documents pertinents pour chacune des réunions. Assure le suivi des décisions prises;
  • Maintiens des liens constants avec les fournisseurs de services et les entreprises retenues à contrat pour des mandats précis;
  • Assiste le Directeur dans la collecte de données pour des projets spéciaux et, au besoin, fait la compilation de données à des fins statistiques;
  • Établis et maintiens un système de classement efficace de la correspondance, des divers documents de recherche et des dossiers traités par le Service des immeubles et veille à en conserver la confidentialité;
  • S’acquitte de toutes autres tâches connexes que peut lui confier le Directeur.
  • Prépare et/ou collabore à la rédaction de rapports statistiques et autres dans les domaines de l’entretien, de la gestion des immeubles et des services aux clients internes;
  • Assure le suivi de certains dossiers et élabore des solutions visant à améliorer le rendement et l’efficacité opérationnelle;
  • Maintiens à jour les listes des fournisseurs et s’assure des dates de renouvellement ou de fin de contrat;
  • Prépare et envoie les documents nécessaires pour les appels d’offres de services au nom de l’Université en ce qui a trait à la gestion des immeubles;
  • S’acquitte de toutes autres tâches connexes que peut lui confier le Directeur.

Expérience :

FORMATION ET EXPÉRIENCES
  • Diplôme d’études postsecondaires en gestion de projet, bureautique ou en administration, ou un minimum de trois ans d’expérience en gestion de projet ou en administration;
  • Expérience en service à la clientèle afin d’agir à titre de personne ressource;
  • Expérience en gestion de projet (ISO 9001, Quality Assurance);
  • Expérience dans l’interprétation, l’application et l’explication de règlements et de méthodes;
  • Expérience dans l’utilisation des systèmes informatisés et de logiciel tels que : Excel, Microsoft Word, Windows, traitement de textes, tableurs, chiffriers, bases de données, courriel et Internet.

QUALITÉS ESSENTIELLES

  • Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles;
  • Capacité de rédiger des procédures administratives visant l’efficacité;
  • Aptitudes organisationnelles de planification, d’organisation, de coordination, de suivis et d’évaluation;
  • Bilinguisme (expression orale et écrite);
  • Aptitude à gérer avec discrétion des informations confidentielles;
  • Grande autonomie et sens des responsabilités;
  • Habiletés à orienter et à influencer les actions.