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Directeur de la Gestion des effectifs scolaires et Registraire

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Unité administrative :
Superviseur :
Heures : 35.00



Fonctions :

POSTE VACANT

TITRE DU POSTE:

Directeur/Directrice de la Gestion des effectifs scolaires (GES) et Registraire

UNITÉ ADMINISTRATIVE:

Vice-rectorat à l’enseignement et à la recherche

SUPÉRIEUR IMMÉDIAT :

Vice-rectorat à l’enseignement et à la recherche

HORAIRE DE TRAVAIL:  

35 heures par semaine

DATE DE CLÔTURE :

15 mars 2013

Échelle salariale (35 heures par semaine):

Minimum: 83 000.00$     Maximum: 113 000.00$

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae accompagné d’une lettre de présentation à André Lacaille, Directeur des ressources humaines alacaille@ustpaul.ca au plus tard le 15 mars 2013.

DESCRIPTION DE FONCTIONS

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

 Raison d'être du poste

Le titulaire fait preuve d'un leadership stratégique et opérationnel afin d'assurer la planification, l’organisation et la mise en œuvre d'une stratégie de gestion des effectifs scolaires visant à atteindre les objectifs stratégiques de l'institution, du recrutement à la diplomation.

En tant que membre de la direction, le titulaire, tant au premier cycle qu'aux études supérieures, est ultimement responsable des processus, des procédures, des communications et des systèmes informatiques visant le recrutement, les admissions, l'aide financière et les bourses, l'inscription, Ia gestion des dossiers académiques, les horaires de cours, les examens, le centre de service à la clientèle , la collation des grades et les services d’appui au succès scolaire.

En lien avec ces sphères d'activité, il doit assurer l'intégrité des données et fournir des services de la plus haute qualité aux candidats, aux étudiants, aux professeurs, aux représentants facultaires et de services, à l’administration centrale et au public en général dans le but de recruter les meilleurs candidats et d'ensuite leur permettre de profiter pleinement de leur expérience universitaire.

Détails des responsabilités

  1. Établir les cibles d’admission au niveau institutionnel et facultaire et assurer la mise en place d’une stratégie de recrutement intégrée pour le premier cycle et les études supérieures, au Canada et à l’international,  dans le but d’atteindre les cibles d’admission et les objectifs facultaires et institutionnels, à court, moyen et long termes.
  2. Élaborer des initiatives stratégiques, parfois en collaboration avec des partenaires internes, afin d’améliorer et de simplifier les services aux étudiants, et avec des représentants facultaires dans le contexte du cheminement scolaire, et par le fait même, améliorer l’expérience étudiante.
  3. Assurer l’intégrité des données liées au cheminement scolaire de tous les étudiants en répondant aux attentes du Sénat et ainsi assurer la qualité des processus scolaires et des décisions prises concernant les dossiers académiques des étudiants tout en respectant les obligations du ministère de la Formation, des Collèges et des Universités.
  4. Agir à titre d’expert-conseil auprès des plus hautes instances de l’Université, tels le Sénat, le Conseil d’administration, le Comité exécutif et les doyens en ce qui concerne le développement et la mise en œuvre des règlements universitaires, le recrutement, les admissions, l’aide financière et les bourses, l’inscription, la gestion des dossiers académiques, l’horaire des cours, les examens, les services étudiants et la collation des grades.
  5. Maintenir un programme d’aide financière et de bourses compétitif, lié à la stratégie de recrutement, intégré à la vision stratégique de l’Université, répondant aux besoins des étudiants tout en maximisant l’utilisation des ressources financières de l’Université.
  6. Planifier, mettre en place et administrer les services aux étudiants qui sont nécessaires à leur succès scolaire, incluant les programmes d’échange, les programmes de stage, d’apprentissage expérientiel, etc.
  7. Assurer la mise en place de stratégies de communication efficaces auprès des étudiants potentiels et des étudiants inscrits concernant les enjeux scolaires afin de faciliter leur cheminement scolaire.
  8. Étudier les meilleures pratiques et recommander des stratégies utilisant des nouvelles technologies afin de moderniser l’offre de services et les systèmes d’information scolaire. Ces améliorations augmenteront l’efficacité des processus administratifs et enrichiront l’expérience étudiante.
  9. Exercer un leadership et une orientation stratégiques aux divers secteurs de la GES afin d’assurer l’intégration des stratégies de chacun tout en optimisant l’utilisation et en contrôlant les ressources humaines, matérielles et financières. Embaucher, superviser et évaluer les gestionnaires sous sa directe supervision.
  10. Représenter officiellement l’Université lors de réceptions, dans le cadre d’entrevues médiatiques et auprès de partenaires externes.

Expérience :

QUALITÉS ESSENTIELLES

  • Une formation de niveau supérieur et une expérience administrative universitaire démontrée dans Ia gestion des questions d'ordre scolaire ainsi que dans l'élaboration de plans complexes.
  • Une expérience démontrée en analyse de données et dans l’élaboration de systèmes de gestion de données complexes.
  • Une connaissance approfondie des structures administratives et organisationnelles du contexte universitaire actuel.
  • Une connaissance approfondie des enjeux stratégiques liés à la gestion des effectifs scolaires pour les établissements postsecondaires à  fort pourcentage d’études supérieures.
  • Une compréhension des enjeux et des possibilités liés à l’utilisation des technologies dans l'offre de services registrariaux.
  • Des aptitudes supérieures en relation interpersonnelle, en persuasion, en négociation et en élaboration de partenariat interne et externe.
  • Une expérience démontrée en planification stratégique en gestion des ressources humaines, financières et matérielles et en marketing.
  • Des connaissances approfondies des enjeux auxquels sont confrontées de grandes organisations complexes fondées sur le savoir.
  • Un bilinguisme intégral en français et en anglais.

Défis particuliers

Mettre en place une stratégie de recrutement pour tous les cycles qui nous permettra de renverser Ia tendance des dernières années et ainsi augmenter le nombre d'entrants. Des enjeux liés à l'environnement externe créent des défis importants, telle la démographie de la population francophone et la concurrence accrue. Une stratégie doit être intégrée entre Ia GES et ses partenaires, dont les facultés et le Bureau des diplômés et du développement. Elle doit également s'arrimer avec les objectifs stratégiques de l’Université dans le cadre de la planification stratégique. Une fois cette planification lancée, le titulaire du poste doit s'assurer que les unités de mesure soient établies, les résultats analysés, les recommandations élaborées, et ce, dans le but de réagir rapidement aux changements dans l'environnement interne et externe de l’Université.

Étant responsable des processus, des procédures et des systèmes informatiques liés aux activités de la GES, le titulaire doit constamment mesurer les besoins, les contraintes imposées par les systèmes et parfois le fardeau administratif imposé par des changements complexes. Le titulaire doit alors s’assurer de bien exprimer et de mesurer les coûts, les conséquences ainsi que les avantages de certains changements en lien avec les attentes du Sénat.

L’offre de service étant centrale pour tous les partenaires de la GES, une saine relation de travail entre ces intervenants est essentielle. Toutefois, avec quatre facultés, plusieurs services et divers profils au sein même de la population étudiante (premier cycle vs les études supérieures, temps complet vs temps partiel, Canadiens vs étrangers, candidat des écoles secondaires vs candidats adultes), il est souvent difficile d’en arriver à des consensus. L’unicité des besoins de ces intervenants complexifie significativement la collaboration. La relation qui est essentielle est souvent mise au défi.

Le directeur ou la direction de la GES est responsable du cheminement  des étudiants,  du recrutement à la collation des grades. Le titulaire doit s'assurer,  qu'à chaque niveau, les processus  soient optimaux, que les plus hauts standards d'intégrité soient maintenus et que les objectifs de rétention soient atteints.